Referent*in der Geschäftsführung (w/m/d)

Als AHK Finnland (Deutsch-Finnische Handelskammer) fördern wir den Handel zwischen Deutschland und Finnland. Unsere Hauptaufgabe besteht darin, neue Geschäftsbeziehungen zwischen deutschen und finnischen Unternehmen zu initiieren, dies tun wir mit maßgeschneiderten Dienstleistungen und Veranstaltungen. Wir sind Teil des weltweiten Netzwerks der deutschen Auslandshandelskammern (AHK).

Deutschland ist Finnlands wichtigster Exportmarkt und schätzungsweise 70–80 % der finnischen Exporte nach Deutschland laufen über unsere rund 650 Mitgliedsunternehmen. Über eine Million Finnen sind indirekt im Export beschäftigt. Deshalb ist unsere Arbeit als Brückenbauer für die Handelsbeziehungen von großer Bedeutung.

Wir suchen ab sofort eine Assistenz der Geschäftsleitung in Teilzeit.

Aufgabenbeschreibung:

Wir suchen eine motivierte, vielseitige und eigenständige Person zur Unterstützung der Geschäftsführung für die Arbeit mit Stakeholdern, die Organisation von Veranstaltungen, die Vorbereitung von Präsentationen und für Hintergrundarbeiten. Die Aufgaben reichen vom Büro-Management, der Organisation von Meetings und der Aktualisierung von Sitzungsmaterialien bis hin zur Kommunikation mit Ministerien, der Koordination von Arbeitsgruppen und der Kundenbetreuung. Obwohl die Tätigkeiten teilweise routinemäßig sind, erfordern sie eine selbstständige Arbeitsweise sowie ausgezeichnete soziale Fähigkeiten.

Aufgaben:

• Koordination der branchenspezifischen Arbeitsgruppen der AHK Finnland

• Recherchen und Hintergrundanalysen zur Unterstützung der Geschäftsleitung

• Unterstützung der Geschäftsleitung bei Entwicklungsprojekten

• Organisation von Treffen mit Ministerien und anderen wichtigen Stakeholdern

• Büro-Management

• Planung, Terminierung und Kommunikation von Meetings und Veranstaltungen

• Vorbereitung von Sitzungs- und Präsentationsmaterialien

• Koordination der Räumvermietung

• Kundenservice und Beratung

• Pflege und Weiterentwicklung des CRM-Systems

• Unterstützung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft

Sie verfügen über:

• Eigeninitiative und selbstständige Arbeitsweise

• Gute Organisationsfähigkeiten und hohe Genauigkeit

• Fließende mündliche und schriftliche Kenntnisse in Finnisch und Deutsch sowie gute Englischkenntnisse

• Sehr gute Kenntnisse der Office365-Programme
• Positive Einstellung und ausgeprägte Kundenorientierung in einem multikulturellen Umfeld

Wir bieten:

• Eine Arbeit, die einen Unterschied macht 

• Eine Teilzeitstelle (ca. 60-80 %) im Herzen Helsinkis mit modernen Arbeitsräumen

• Eine spannende Position an der Schnittstelle des deutsch-finnischen Handels

• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Umfangreiche arbeitsmedizinische Betreuung

• Teilnahme an interessanten internationalen Projekten

• Ein freundliches, unterstützendes und multikulturelles Arbeitsumfeld, in dem die Arbeit Spaß macht

Klingt das nach der richtigen Position für Sie?

Dann senden Sie Ihre Bewerbung und Ihren Lebenslauf bis spätestens 14.03.2025 an Frau Lotta Westerlund (lotta.westerlund(at)dfhk.fi). Wir freuen uns, von Ihnen zu hören!